LA GESTION DEL TIEMPO

 1. La gestión del tiempo

La gestión del tiempo es una habilidad y una práctica consciente que nos permite estructurar nuestras actividades diarias de tal manera que logremos nuestros objetivos. Implica una planificación estratégica, la definición de prioridades, la delegación de tareas y la toma de decisiones. Los beneficios de la gestión del tiempo son:

- Sensación de tener más tiempo en tu día.

- Equilibrio entre trabajo y vida personal.

- Reducción del estrés, al establecer límites y priorizar.

- Incremento de la productividad al invertir tu tiempo en las tareas correctas.

- Eliminación de malos hábitos que interfieran con tu capacidad para realizar trabajos de alto impacto.

2. Técnicas para la gestión del tiempo

Existen muchas técnicas para la gestión del tiempo. Estudiaremos tres en concreto.

- Metodología GTD (Getting Things Done o Dejar las cosas hechas). Es una técnica para aumentar la productividad, desarrollada por David Allen. Plantea un marco de trabajo para organizar y realizar un seguimiento de las distintas tareas y proyectos, mediante un sistema integral de listas y calendarios. Se implementa a través de cinco pasos: recopilar, procesar, organizar, revisar y ejecutar.

- Pomodoro. Se caracteriza por dividir el trabajo en intervalos de 25 minutos, llamados pomodoros, separados por descansos cortos de aproximadamente 5 minutos. Después de 4 pomodoros, se toma un descanso más largo 15-20 minutos aprox. Esta técnica se usa para mejorar la concentración, minimizar las distracciones y prevenir el agotamiento.

- Matriz de Eisenhower. Se basa en organizar las tareas según su importancia y urgencia, dividiéndolas en cuatro categorías: hazlo ya, planifica, delega y al cajón. Esta matriz ayuda a priorizar las tareas y maximizar la productividad, centrándose en lo que es realmente importante y evitando la procrastinación.

3. Leyes generales de gestión del tiempo

3.1. Ley de Pareto

Este principio, resumido en la frase lo esencial absorbe poco tiempo; lo accesorio mucho. La ley de Pareto promueve la concentración en lo esencial. Implica dos pasos clave:

- Diferenciación constante entre lo esencial y lo accesorio, para identificar qué actividades proporcionan la mayor rentabilidad del tiempo invertido.

- Reservar tiempo para lo esencial (las actividades de alto valor), restándolo de lo accesorio.

3.2. Ley de Murphy

El ingeniero de desarrollo Edward Murphy formuló tres leyes para aplicarlas a su área de especialidad. Sin embargo, debido a su valor práctico, trascendieron a contextos muy diferentes de los inicialmente previstos. Esas leyes son:

- Nada es tan sencillo como parece.

- Todo lleva más tiempo del que debería.

- Si algo puede fallar, acabará por fallar (y, probablemente, en el peor momento).

La Ley de Murphy promueve los principios de prevención y anticipación de futuras dificultades.

Estos principios se pueden dividir en tres estrategias:

- Evitar tentar a la suerte. En lugar de confiar en que la suerte resolverá los elementos inesperados que surgen espontáneamente, es aconsejable anticipar y planificar los detalles que presentan una contingencia razonable.

- Tener un as bajo la manga. Esto significa reservar una parte del cronograma de ejecución y del presupuesto para enfrentar imprevistos. De esta forma, se dispone de tiempo y recursos para manejar problemas inesperados.

- Crear una lista de comprobación. Elaborar una lista de comprobación de todos los elementos que se deben tener en cuenta ayuda a mantener el control y prevenir posibles dificultades.

3.3. Ley de Parkinson

Esta ley se resume en la frase el tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible. En otras palabras, tendemos a utilizar todo el tiempo asignado para completar una tarea. Por ello, surgen dos principios fundamentales en el control de la rentabilidad del tiempo invertido:

- Establecer plazos de tiempos basados en la necesidad y no en la disponibilidad. En lugar de permitir que el tiempo disponible determine cuánto tiempo se invierte en una tarea, es mejor establecer un plazo razonable basado en cuánto tiempo debería requerir realmente la tarea.

- Fijar plazos de vencimiento, fechas límite y topes máximo.En lugar de permitir que el tiempo disponible determine cuánto tiempo se invierte en una tarea, es mejor establecer un plazo razonable basado en cuánto tiempo debería requerir realmente la tarea.-

3.4. Ley de Carlson

Plantea que todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua. Las interrupciones, ya sean autoimpuestas o externas, pueden obstaculizar nuestra productividad al realizar tareas, porque volver a la tarea implica un tiempo recuperación que no es productivo. En este contexto, esta ley propone los siguientes principios para luchar contra las interrupciones:

- No auto-interrumpirse. Siempre que sea posible, se Esto puede implicar desactivar las notificaciones, crear un espacio de trabajo tranquilo o reservar tiempo específico para trabajar sin interrupciones.Debe terminar el trabajo que se ha iniciado antes de pasar a otra tarea.

- Limitar las interrupciones externas. Cada interrupción actúa como un reinicio, lo que nos obliga a retormar el hilo de la tarea y recobrar el ritmo. Por ello, una buena opción es establecer horas de puertas cerradas o comunicar a los compañeros que necesita tiempo para concentrarse.

- Dividir menos las tareas. La división excesiva de una tarea puede alargar su duración. Es fundamental buscar un equilibrio adecuado para evitar la fragmentación excesiva del trabajo.

3.5. Ley de Illich

Sostiene que, después de un cierto número de horas de trabajo continuo, no solo disminuye la productividad, sino que incluso puede volverse negativa, lo que significa que podríamos estar trabajando más tiempo, pero logrando menos. Por ello, esta ley es conocida como la ley de los rendimientos decrecientes. Por tanto, es importante aprender cuándo parar y cuándo continuar. Para aplicar la Ley de Illich, se sugieren dos prácticas clave:

Fraccionamiento de tareas. Descomponer las tareas en fragmentos más pequeños y manejables puede ayudar a mantener la productividad y evitar la fatiga. Cada fragmento debe ser de tal naturaleza que pueda completarse de forma independiente del resto.

Momento de soledad. Esto se refiere a la práctica de bloquear una parte específica del día para tener un encuentro con uno mismo. Esta puede ser una hora de reflexión, meditación o, simplemente, un momento para uno mismo, libre de trabajo y otras obligaciones.